eFBL VÀ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ: GIẢM GIẤY TỜ, GIẢM CHẬM TRỄ, TĂNG NIỀM TIN

Trong thương mại quốc tế, hàng hóa có thể đi rất nhanh, nhưng chứng từ lại đi chậm. Vận đơn giấy, ký tay, chuyển phát bản gốc, sai dữ liệu và thiếu liên thông giữa các bên vẫn là nguyên nhân gây chậm trễ, chi phí và rủi ro. eFBL và chứng từ điện tử đang mở ra hướng đi mới: số hóa niềm tin trong logistics.

Vì sao chứng từ vẫn là điểm nghẽn?

Một lô hàng xuất nhập khẩu thường đi kèm nhiều chứng từ: hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, bảo hiểm, kiểm dịch, hải quan, lệnh giao hàng và chứng từ thanh toán. Chỉ cần một lỗi nhỏ về tên hàng, số container, trọng lượng, ngày tàu chạy, người nhận hoặc điều kiện giao hàng, lô hàng có thể bị chậm.

Với vận đơn giấy, rủi ro còn lớn hơn. Bản gốc có thể đến muộn, thất lạc, gửi sai nơi hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần. Trong khi đó, doanh nghiệp cần giao hàng nhanh, khách hàng cần nhận hàng đúng lịch, ngân hàng cần chứng từ để thanh toán, hãng tàu cần xác nhận quyền nhận hàng, hải quan cần dữ liệu đúng.

Chứng từ điện tử giúp giảm một phần áp lực này. Khi dữ liệu được tạo, xác thực, chuyển giao và lưu trữ trên nền tảng số, các bên có thể giảm thao tác thủ công, giảm nhập lại dữ liệu, giảm sai sót và tăng tốc xử lý.

eFBL là gì?

eFBL có thể hiểu là phiên bản điện tử của FIATA Multimodal Bill of Lading, một loại vận đơn đa phương thức do người giao nhận phát hành. FIATA đang thúc đẩy digital FBL nhằm giúp forwarder phát hành chứng từ số an toàn hơn, có thể xác thực và hỗ trợ niềm tin trong giao dịch. FIATA giới thiệu eFBL như một công cụ giúp phát hành FBL số qua các công cụ hằng ngày, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng niềm tin và bảo mật cho các bên tham gia.

Ở cấp container shipping, DCSA cũng đang thúc đẩy tiêu chuẩn eBL nhằm tạo sự chấp nhận rộng rãi đối với vận đơn điện tử dựa trên tiêu chuẩn chung. Theo DCSA, tiêu chuẩn B/L số sử dụng API mở để hỗ trợ xử lý dữ liệu vận đơn xuyên suốt, giảm giấy tờ và can thiệp thủ công.

eFBL không chỉ là “bản scan của vận đơn giấy”. Giá trị thật nằm ở dữ liệu có thể xác thực, chuyển giao, lưu vết và tích hợp với hệ thống của forwarder, hãng tàu, ngân hàng, bảo hiểm, hải quan và khách hàng.

Doanh nghiệp được lợi gì?

Lợi ích thứ nhất là giảm thời gian xử lý chứng từ. Khi không phải chờ vận đơn giấy đi bằng chuyển phát nhanh, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian giao chứng từ và giảm nguy cơ hàng đến trước chứng từ.

Lợi ích thứ hai là giảm sai sót nhập liệu. Nếu dữ liệu được tạo một lần và chia sẻ xuyên suốt, các bên sẽ giảm việc gõ lại thông tin nhiều lần. Điều này đặc biệt quan trọng với các lô hàng có nhiều mã hàng, nhiều điểm giao nhận hoặc nhiều bên tham gia.

Lợi ích thứ ba là tăng khả năng kiểm chứng. Chứng từ điện tử có thể giúp các bên kiểm tra tính hợp lệ, lịch sử chuyển giao và quyền kiểm soát chứng từ tốt hơn so với quy trình giấy truyền thống.

Lợi ích thứ tư là hỗ trợ tài chính thương mại. Ngân hàng và các bên tài trợ thương mại cần chứng từ đáng tin để giải ngân, thanh toán hoặc xử lý bảo lãnh. Khi chứng từ số được chuẩn hóa, dòng tiền trong chuỗi cung ứng có thể nhanh hơn.

Lợi ích thứ năm là giảm rủi ro thất lạc, giả mạo và tranh chấp. Vận đơn giấy có thể bị mất hoặc bị sử dụng sai. Chứng từ điện tử nếu được vận hành đúng trên nền tảng được công nhận sẽ giúp giảm rủi ro này.

Doanh nghiệp Việt Nam nên chuẩn bị gì?

Trước hết, cần chuẩn hóa dữ liệu chứng từ nội bộ: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, mã hàng, HS code, mô tả hàng hóa, trọng lượng, đơn vị tính, điều kiện giao hàng, người nhận, người thông báo, cảng đi – cảng đến. Dữ liệu sai từ đầu thì chứng từ điện tử cũng sai.

Thứ hai, cần làm việc với forwarder, hãng tàu, ngân hàng và khách hàng để biết bên nào đã sẵn sàng nhận chứng từ điện tử. eFBL chỉ tạo giá trị khi các bên trong giao dịch cùng chấp nhận.

Thứ ba, cần rà soát quy trình pháp lý và lưu trữ. Doanh nghiệp cần biết chứng từ nào được chấp nhận ở dạng điện tử, nền tảng nào được sử dụng, ai có quyền phát hành, ai có quyền chuyển giao và hồ sơ được lưu thế nào.

Thứ tư, cần đào tạo nhân sự chứng từ. Chuyển từ giấy sang số không chỉ là thay công cụ, mà là thay quy trình. Nhân sự phải hiểu dữ liệu, quyền sở hữu chứng từ, xác thực, bảo mật và cách xử lý khi có sai lệch.

Chứng từ điện tử là một bước quan trọng để logistics Việt Nam giảm chậm trễ và tăng độ tin cậy trong thương mại quốc tế. Logistics Hub có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây checklist chứng từ, rà soát quy trình vận đơn, chuẩn hóa dữ liệu và lựa chọn lộ trình chuyển đổi eFBL phù hợp.